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C'est un don d'être capable de voir seul coup d'œil les possibilités offertes par le terrain. (Napoléon.)

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Cet article est une simple esquisse dont le but est de permettre à un certains nombres de décideurs, de cadres d’entreprise, de responsables techniques, de responsables de l’information etc. de revisiter la notion essentielle et l’importance de la circulation circulatoire de l’information au sein d’une organisation. L’information est-elle stratégique ? Si oui, alors elle a besoin d’une stratégie.

Pourquoi ?

En effet lors d’un diagnostic participatif chez l’un de nos clients, nous avions noté que les réponses apporter à un certain nombre de questions à lui adresse, étaient, pour le moins, un peu fou. Il s’agissait entre de questions telles que : Pouvons-vous accéder à l’information dont vous avez besoin ? Existe-t-il des consignes claires de rangement et d'archivage des documents sensibles ? Ou encore, contrôlez-vous la sensibilité des informations contenues dans vos supports de communication (documents de promotion, site web, lettre d'information) ? L’organisation de votre institution permet-elle de répondre à l’évolution de l’environnement de l’information ?

Face aux insuffisances constatées, il nous parut nécessaire d’attirer son attention sur l’importance d’une stratégie d’information. Les échanges axés sur l’élaboration d’une stratégie d’information lui permirent de comprendre la valeur ‘‘stratégique’’ et l’information avec un aspect particulier sur notion de capitalisation. Plus tard, il nous informait que son organisation connait depuis lors un meilleur rayonnement. C’est dans la perspective de voir d’autres organisations plus rayonnantes que nous publions ce post dans contexte plus général et non moins exhaustif.

D’une manière générale,

Notons que, depuis les années 1980, les entreprises ont été nombreuses à doter leurs systèmes d'information d'outils décisionnels afin d'accroître les capacités de recueil et d'analyse des informations présentes dans leurs systèmes transactionnels. Cette démarche, longtemps réservée à un cercle restreint d'utilisateurs dans l'entreprise, a aujourd'hui atteint ses limites. Les systèmes de gestion de l’information (protection et diffusion) doivent désormais être accessibles au plus grand nombre (management et opérationnels), et pour cela le système décisionnel de l'entreprise doit être rationalisé.

Pour être performante, l'entreprise ne peut se limiter à la mise en place d'outils opaques, elle doit optimiser et harmoniser l'ensemble de son système décisionnel par la mise en œuvre d’une stratégie d’information. L’information doit être considérée une ressource au même titre que le personnel, la finance, etc. Par conséquent en tant que telle elle a besoin d’une planification ; d’une stratégie. 

Mais avant qu’est-ce qu’une stratégie d’information ?

Une stratégie d’information doit commencer par définir les objectifs et doit décrire la manière de les atteindre. Quelques exemples d’objectifs sont cités ci-dessous pour les trois objets principaux d’une stratégie d’information :

Principaux objects d'une stratégie d'information.

Principaux objects d'une stratégie d'information.

Ces objectifs sont propres au secteur de l’information et ne s’excluent pas mutuellement. Ils doivent être mesurables. 

Une stratégie d’information revêt les caractéristiques suivantes :

1. La stratégie s’intéresse aux besoins en information de l’institution ;

2. Elle offre un cadre avec une orientation et des priorités qui peuvent guider les équipes et tous les acteurs dans l’organisation de leurs activités d’information. Elle les aidera également à comprendre les relations entre ces différentes activités ;

3. Elle se traduit par un document qui décrit aux responsables, aux équipes ainsi qu’à tous les acteurs concernés l’objectif final ainsi que les questions à résoudre et les solutions pour atteindre cet objectif ;

4. Une fois approuvé, ce document sert de guide pour planifier, gérer et évaluer les activités d’information pour une période significative, généralement de deux ans ;

5. Une stratégie d’information doit être revue au bout de deux ans, pour étudier les nouvelles opportunités ou les menaces dans ce domaine en rapide évolution.

 

(Source : CIRAD, FAO 2007, Stratégie d’information : leçon 1. Caractéristiques d’une stratégie d’information).

Définir sa stratégie d’information.

Aujourd’hui où le monde bouge,  tout change, les normes se trouvent basculées, les données incertaines, les alternatives infinies, les indices économiques effrayants. Continuer à opérer avec les méthodes d’hier, où les insuffisances et certaines approximations étaient tolérées ainsi que les défaillances pardonnées, devient, pour toute organisation une tentative de suicide.  Pour ne pas se faire harakiri, il appartient donc à chaque organisation de savoir capter les signaux afin d’anticiper d’éventuels changements.

C’est pour cela que, toute organisation sachant s’organiser doit pourvoir développer et mettre en place une stratégie d’information. En la matière il n’existe pas de modèle unique, il revient à chaque organisation selon son contexte de la développer comme elle l’entend. Toutefois cette stratégie comprend différents épates qu’il nous plait de mentionner ici.

Comme tout ce qui relève de la stratégie, la définition de la stratégie d’information de votre organisation devrait comporter les phases suivantes : 1) analyse situationnelle ; 2) identification des solutions possibles ; 3) choix de solutions.

La phase d’analyse comprend les étapes suivantes : 1) analyse FFOM (Forces, Faiblesses,

Opportunités, Menaces) ; 2) bilan de l’information ; 3) évaluation des technologies de l’information ; 4) évaluation financière.

Les deux phases d’identification des solutions possibles et le choix de solutions doivent être évalués à partir des conclusions de l’analyse FFOM.

Ainsi, à partir de votre analyse, les différentes solutions stratégiques seront classées par priorité selon les objectifs et les besoins de l’organisation. L’étape suivante sera de mettre votre stratégie d’information en œuvre et de la présenter sous la forme la plus appropriée à l’ensemble des acteurs concernés. La réussite de votre stratégie d’information passent par une compréhension et une appropriation de votre système gestion de l’information par un certain nombre d’acteurs, qui peuvent être soit des personnes ou des structures directement impliquées dans les activités d’information ou affectées par ces activités. 

Pour finir, comprenez bien que l’exercice est bien plus pratique que toute autre chose, c’est pourquoi nous nous limitons à cette brève description. Ce n’est qu’une esquisse ! La survie d’une organisation est sa capacité à pouvoir s’adapter dans un monde constamment en ébullition où foisonne toute sorte d’informations. Retenons que : ‘‘Ce ne sont pas les espèces les plus fortes ni les plus intelligentes qui survivent. Ce sont celles qui s’adaptent …’’ (Charles Darwin). C'est une course vers le meilleur ou une lutte darwinienne où seuls les plus forts l’emportent.

Tag(s) : #VEILLE STRATEGIQUE, #INTELLIGENCE ECONOMIQUE, #ECONOMIE, #PROSPECTIVE

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